Digitalisierung bietet Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und die gewonnene Zeit für weitere Arbeiten und Verbesserungen zu nutzen. Dazu gehören unter anderem auch Mitarbeiterkarten von Moss, welche eine digitale Finanzlösung für Firmen darstellen.
Was ist Moss?
Das Unternehmen Moss verbindet Firmenkreditkarten mit effizientem Ausgabenmanagement in einem Tool und schafft damit Unternehmen einen klaren Überblick über sämtliche Zahlungen und Finanzen.
Die Einführung solcher Firmenkreditkarten gestaltet sich sehr einfach, da dafür kein neues Geschäftskonto erstellt werden muss, sondern das bereits Bestehende mit Moss verknüpft werden kann. Zudem bietet der Kartenanbieter Unterstützung an, damit dieser Prozess für das Unternehmen keinen großen Aufwand darstellt.
Wenn die Firmenkreditkarten speziell für Mitarbeiter angefertigt werden, spricht man von Mitarbeiterkarten. Damit erhalten Angestellte einen eigenen, individuellen Zugriff auf das Geschäftskonto und können so unternehmensbezogene Transaktionen eigenständig durchführen.
Welche Arten von Mitarbeiterkarten gibt es?
Bei Moss wird grundsätzlich zwischen Moss Credit und Moss Debit differenziert, da sie sich im Abbuchungszeitpunkt der Beträge unterscheiden. Bei Debitkarten erfolgen die Auszahlungen nach jeder Transaktion, wobei diese bei Kreditkarten gesammelt monatlich abgerechnet werden und man außerdem einen festgelegten Kreditrahmen hat.
Ebenso kann man sich zwischen physischen und virtuellen Karten entscheiden als auch die Karten je nach Zweck anpassen. Bei wiederkehrenden Zahlungen werden Mitarbeiterkarten monatlich automatisch, um den festgelegten Betrag, aufgeladen. Dies eignet sich besonders für Abonnements- oder Marketingzahlungen. Sollte eine einmalige Verwendung der Fall sein, wird die Karte nach der Transaktion umgehend gesperrt und bietet dadurch einen Schutz vor Kartenmissbrauch.
Welche Vorteile bringt Moss mit sich?
Dank der erhaltenen Handlungsfreiheit erlangen Angestellte auch mehr Verantwortung, was gleichzeitig die Mitarbeiterbindung stärkt. Zudem wird viel Zeit in der Abwicklung von Zahlungen eingespart, da das Anfragen und das Warten auf eine Bestätigung für eine Transaktion überflüssig wird.
Da physische Mitarbeiterkarten speziell für Firmenerledigungen oder bei Dienstreisen verwendet werden können, fallen keine Spesen aus privaten Baranlagen mehr an. Dadurch erübrigt sich die mühsame Rückerstattung und die Planung sämtlicher Reisen gestaltet sich durch flexible Budgetanpassungen einfacher. Bisher war es außerdem immer üblich, die Geschäftskarte an den beauftragten Mitarbeiter auszuleihen, damit dieser Firmenerledigungen besorgen kann. Durch den Verleih kann man zum einen allerdings leicht den Überblick über getätigte Zahlungen verlieren und es besteht ein gewisses Haftungsrisiko, welches durch die Einführung von Mitarbeiterkarten ebenfalls hinfällig wird.
Die Verwaltung der Belege erfolgt nun durch einen digitalen Upload in der App. Jeder Angestellte erhält nach jeder Zahlung eine Erinnerung für das Einreichen der Dokumente, da bei Moss alle Transaktionen in Echtzeit geschehen. Dies gewährleistet eine lückenlose Buchhaltung und das Finanzteam erspart sich viel Zeit und Arbeit. Da jeder Zahlung eine Notiz bezüglich des Verwendungszweckes angefügt werden kann, lassen sich die Transaktionen vom Finanzteam besser zuordnen.
Die digitalen Uploads helfen selbst bei der Rechnungserstellung, da bereits relevante Beleginformationen herausgefiltert werden. Zudem können sämtliche Buchhaltungsdaten im DATEV-Format an den Steuerberater weitergeleitet werden, welcher die Informationen direkt in sein Programm übernehmen kann.
Fazit
Wie man also sieht, bietet Moss viele Vorteile für ein Unternehmen. Mitarbeiter erhalten mehr Eigenverantwortung, man behält als Geschäftsführer einen strukturierten Überblick über alle Finanzen, es kann eine ordnungsgemäße Buchhaltung dank der digitalen Belegverwaltung ermöglicht werden und die mühsame Rückerstattung von Spesen ist mit Mitarbeiterkarten nicht mehr von Nöten.
